2.5. Менеджмент с помощью дневника времени Недостатки обычного календаря-памятки
Вы наверняка и прежде планировали свое время — только не так осознанно, методично и системно, как это изложено в данной главе. Вы еще раньше вели календарь-памятку, имевший скорее всего вид карманной записной книжки или большого, возможно настольного, календаря.
Обычные календари-памятки, используемые только для пометки сроков, являются могильщиками успешного планирования времени.
Польза от подобных календарей для заметок заключается в том, что они помогают ориентироваться в сроках и датах, так же как расписание поездов — во времени отправления и прибытия на станции. То, что действительно должно быть завершено, зачастую не записывается, хотя за каждой акцией кроются цели, которых мы хотим или должны достичь.
— Вопрос «Что надо сделать?» описывает содержание нашей работы.
— Вопросом «Чего я хочу достичь?»задается однозначная ориентация для нашей деятельности.
Если Вы приглядитесь теперь к обычным календарям-памяткам с точки зрения техники планирования времени, то обнаружите следующие изъяны.
10 Недостатков календаря-памятки
-
Фиксируются только сроки, но не цели тех или иных действий. То, что действительно важно, не фигурирует в плане дня.
-
Не указываются продолжительность акций и резервное время для затянувшихся дел.
-
Устанавливается произвольная, зависящая от внешних факторов очередность дел.
-
День не предусматривается, не планируется.
-
Дела не объединяются в блоки, не определяется время про запас на непредвиденную деятельность (например, 90 мин — основное время, 30 мин — про запас).
-
Намечаются совещания без точного определения темы.
-
Не устанавливаются приоритеты.
-
Дела четко не определяются.
-
Не планируется время для рутинных и затяжных задач.
-
Не используются формуляры и другие вспомогательные средства планирования и принятия решений.
Вывод: используйте дневник времени (ДВ)!
Что такое дв?
Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая благодаря рациональному подразделению должна быть удобна своей наглядностью (обозримостью). ДВ является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля.
Это Ваш постоянный спутник, Ваша, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду у Вас под рукой.
Дневник времени представляет собой, кроме того, практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.
Дневник времени — важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью дневника времени Вы реализуете возможность письменного изложения. Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актулизировать свои планы.
Структура дв
Календарная часть.
— В эту часть Вы можете «зашить» различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами.
— Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день.
— Вы найдете в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.
— Отдельные дневные листки Вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов Вашей жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.
— Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т. д., таким образом все свои личные дела Вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.
Раздел служебных и частных дат.
Здесь на соответствующих листках и формулярах вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:
— порядок подготовки проектов;
— сроки проведения ярмарок и семинаров;
— организационные мини-планы;
— важнейшие понятийные сокращения;
— тарифы зарплаты и доходов;
— список дней рождения;
— почтовые тарифы;
— списки книг;
— расписание самолетов;
— адреса отелей;
— дорожные расходы;
— диетические таблицы;
— календарь футбольных матчей;
— сроки проведения всевозможных мероприятий;
— листки-памятки;
— универсальные листки для планирования;
— карточки для записей идей и т. д.
Раздел адресов и телефонов.
У Вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми Вы наиболее часто пользуетесь.
Общая часть.
Различные отделения, как в бумажнике, позволяют Вам разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и денежные купюры.
Практическое использование.
Благодаря применению дневника времени Вы каждый день (неделю, месяц) сможете лучше планировать, организовывать и координировать всю свою работу, рациональнее обходиться со своим временем.
— Дневник времени повышает качество работы и приносит успех!
— Достигаемая рационализация порядка только на 12,5 % (фирмы-изготовители обещают 15—35 %) при 8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый час!
Ведите дневник времени, он — важнейшее вспомогательное средство вашего самоменеджмента!
Назад
Продолжение
Вернуться в оглавление