Грамотный отчет управляющей организации об исполнении договора управления в прошедшем году должен содержать данные о выполнении плана работ, услуг и ремонтов, сметы доходов и расходов на содержание и ремонт многоквартирного дома, установленных в договоре управления. Такой отчет – это основа:
- для понимания собственниками того, что содержание дома стоит денег;
- для вовлечения собственников в процесс принятия решений и, соответственно, ответственности за них;
- доверия к управляющей организации и удовлетворенности ее профессиональными действиями в интересах своих заказчиков.
Жилищный кодекс не установил, в какой форме управляющая организация должна отчитаться перед собственниками. Это означает, что форма отчетности может быть разной. Например, управляющая организация может:
- устно отчитаться на общем собрании собственников помещений;
- разместить в доступном для всех собственников месте (подъезды дома, доска объявлений на придомовой территории, др.) письменный отчет;
- разложить текст отчета по почтовым ящикам квартир, др.
Наилучшей для собственников помещений формой отчета является письменный отчет (доступный собственникам для ознакомления до собрания) и дополнительно отчет управляющей организации перед собственниками помещений на общем собрании.
ВАЖНО!!! Рекомендуется определить форму представления отчета управляющей организации перед собственниками в договоре управления многоквартирным домом.
Отчет об управлении многоквартирным домом должен всесторонне отражать, что было сделано управляющей организацией и какие результат достигнуты. Целесообразно, чтобы отчет содержал сопоставимые данные по запланированным и фактически выполненным видам и объемам работ и услуг (в натуральном и денежном выражении). Рекомендуется включать в отчет о выполнении плана работ по содержанию и ремонту многоквартирного дома следующие основные разделы:
- Техническое обслуживание общего имущества.
- Ремонты и замены отдельных частей общего имущества.
- Санитарное содержание общего имущества в многоквартирном доме и земельного участка, на котором расположен многоквартирный дом.
- Благоустройство помещений общего пользования в многоквартирном доме и земельного участка.
- Мероприятия по обеспечению сохранности общего имущества, безопасности и удобства проживания в доме.
- Предоставление коммунальных услуг.
В отчете следует указать, что из планируемого сделать не удалось, и причины, по которым запланированные на прошедший год работы не были выполнены (полностью или частично). Кроме этого – выполнялись ли работы, не входившие в план и почему.
Очень полезно для собственников помещений из отчета управляющей организации узнать, как она оценивает качество исполнения отдельных работ и услуг, оказываемых подрядными организациями. Возможно, мнения управляющей организации и собственников не всегда будут совпадать.
ВАЖНО!!! Если в течение года управляющая организация получила заявления или жалобы собственников или нанимателей помещений на качество каких-то услуг или работ, то необходимо услышать что было ею предпринято для устранения недостатков, и что она планирует сделать, чтобы это не повторилось в будущем (например, изменить способ выполнения каких-то работ: исполнять их не своим штатным персоналом, а нанимать специализированные организации).
В отчете об исполнении сметы доходов и расходов на содержание и ремонт многоквартирного дома рекомендуется представить сопоставимые данные по:
- запланированным и фактически произведенным расходам;
- запланированным и фактически полученным доходам.
В отчете следует уделить внимание тем статьям сметы, по которым произошло:
- превышение запланированных расходов;
- недополучение запланированных доходов (особенно из-за задолженности по обязательным платежам на содержание общего имущества и оплату коммунальных услуг).
Необходимо не только проанализировать причины отклонения фактических показателей от плановых, но и указать меры, которые принимала управляющая организация по получению средств на содержание многоквартирного дома и к каким результатам они привели.
Управляющей организация рекомендуется представить общему собранию информацию о том, за какими квартирами числится задолженность по оплате расходов на содержание дома и коммунальных услуг.
ВАЖНО!!! Не следует указывать фамилии и имена собственников, чтобы избежать обвинения в разглашении личной информации.
Необходимо, чтобы у собственников помещений была информация о том, насколько каждый из соседей выполняет свою обязанность, возложенную на него законодательством, участвовать в общих расходах по содержанию принадлежащего им общего имущества в многоквартирном доме. Это также может быть полезно для привлечения добросовестных собственников помещений к воздействию на тех, кто может платить, но не платит, или даст возможность вместе подумать о том, как помочь кому-то из малообеспеченных соседей.
В любом случае, собственники помещений должны иметь ясное представление о том, какие риски несет управляющая организация при исполнении возложенных на нее договором управления обязанностей, поскольку им или придется разделить с управляющей организацией эти риски (например, увеличить размер платежей собственников, чтобы компенсировать выпадающие доходы). Или собственники помещений могут столкнуться с ситуацией, когда управляющая организация откажется от управления их домом, потому что эта деятельность будет приносить ей только убытки.