СТАНЬ ХОЗЯИНОМ СВОЕГО ВРЕМЕНИ


6.7. Использование листков-памяток и формуляров

Выигрывайте время, используя для повторяющихся задач и работ листки-памятки. Имеется в ввиду разграфленный лист, на котором в определенном порядке перечисляется и задается то, что должно быть сделано, поручено, перепроверено или изменено. Листки-памятки превратились в универсальный инструмент облегчения труда для повторяющихся и стандартных процессов.

Они обладают следующими преимуществами:

 

Листки-памятки как средство самоменеджмента

 

  1. Разложение работы на отдельные фазы способствует концентрации на наиболее существенном.

  2. Ускоренное выполнение дела высвобождает дополнительную энергию.

  3. Нет необходимости снова и снова обдумывать рутинные процессы («изобретать велосипед»).

  4. Пропадает опасение того, что какое-либо дело может быть забыто; листки-памятки дают максимум уверенности при минимуме контроля.

  5. Листки-памятки способствуют накоплению опыта и совершенствованию стиля работы.

  6. Многие дела благодаря составлению списка становятся обозримыми.

  7. Листки-памятки служат инструментом личной подготовки к работе.

  8. Листки-памятки образуют основную структуру, которая может постоянно совершенствоваться.

  9. С помощью листков-памяток легче справляться с рутинной работой.

  10. Листки-памятки являются постоянным накопителем опыта, они разгружают нашу память.

 

Применение:

— листки-памятки служат  для   управления   информационными  мыслительными процессами, а также процессами формирования мнений и принятия решений;

— листки-памятки особенно рекомендуются для осуществления анализа, наблюдений, контроля, проведения переговоров и бесед, подготовки докладов, командировок и т. п.

Практически нет такого вида деятельности, который нельзя было бы разложить на отдельные рабочие фазы!

Определите наиболее часто повторяющиеся в Вашей профессиональной и личной сферах виды работ и создайте свой собственные листки-памятки, например для:

— подготовки командировок;

— подготовки конференций (см. «План обсуждений» в 6.3);

— профессиональной диктовки;

— проблемного анализа;

— контроля за реализацией проектов;

— на случай автомобильной аварии и т. д.

Запишите здесь отдельные ключевые понятия, которые Вы позже примените для своих первых набросков листков-памяток:

Основную структуру листка-памятки Вы можете разработать следующим образом:

 

5 ступеней составления листка-памятки

1. Выбрать те виды деятельности или занятий:

— которые повторяются;

— одинаково или аналогично исполняются.

2. Весь процесс разложить на рабочие этапы и фазы:

— что должно быть сделано?

— на что следует обратить особое внимание?

— что подлежит выяснению?

— кого надо проинформировать? И т. д.

3. Составить логическую очередность:

— какие имеются взаимозависимости?

— какие временные ограничения должны быть соблюдены?

— что из чего вытекает в соответствии с логикой данной деятельности?

— где потребуются промежуточные результаты?

4. Произвести группировку:

— какая деятельность повторяется?

— где имеются логические промежуточные связи?

— где употребляются одинаковые вспомогательные средства?

5. Подвергнуть переработке предварительно составленный листок:

— анализ ошибок;

— критические фазы;

— возможности делегирования;

— апробирование;

— окончательная корректировка;

— готовый листок-памятка.

 

Попробуйте составить список повторяющихся видов работ и разработать листки-памятки по пятиступенчатой схеме! Попытайтесь затем определить экономию труда и времени.

Дополнительное время Вы сможете сэкономить, если заведете картотеку формуляров листков-памяток для различных проектов и рабочих процессов.

Используйте формуляры, приведенные в настоящей книге (например, на этой странице) и разрабатывайте свои собственные! Перепроверяйте применяемые вами формуляры с точки зрения их построения, смысла и завершенности!

 

Системная подготовка к беседам

Моя целеустановка.

Необходимая документация.

Начало беседы.

Что может быть «узким» местом у клиента?

Мой вариант решения.

Возможные возражения.

Мои контраргументы, сильные стороны.

Заметки, анализ, оценка.

Немедленно поручить.

 

Рациональная канцелярия

Успех самоменеджмента зависит не только от применения различных методов организации труда и планирования времени, но и от оборудования рабочего места и правильного применения вспомогательных средств. Это особенно относится к рациональной канцелярии: системе хранения документов, архивному плану, регистратуре, средствам упорядочения и т. п.

Наилучшим вспомогательным средством является хорошо оснащенный (и регулярно ведущийся!) дневник времени (см. 2.5).

 
Назад  
Продолжение
Вернуться в оглавление