Взаимодействие управляющей организации с собственниками желательно не только на стадии подготовки к годовому общему собранию, но и в течение всего периода действия договора управления, поскольку взаимодействие – в интересах обеих сторон.

Собственники заинтересованы в том, чтобы сохранить или улучшить свое общее имущество – многоквартирный дом и эффективно расходовать свои деньги (то есть получить за них максимальный результат). А управляющая организация – в том чтобы иметь конкретный заказ на свои услуги и такую плату по договору управления, которая обеспечивала бы возможность удовлетворить запросы своих клиентов и иметь прибыль от своей деятельности.

Формы взаимодействия управляющей организации с собственниками и нанимателями могут быть различными. Управляющая организация может:

• информировать собственников о своей деятельности в доме (о выполнении планов работ и ремонтов, о предстоящих работах, собираемости платежей и т.д.) в ходе встреч или через информационные листки и отчеты;
• встречаться на регулярной основе с выбранными представителями собственников для обсуждения текущих вопросов управления домом и результатов выполнения плана работ и ремонтов по итогам квартала (или месяца);
• привлекать собственников к участию в мероприятиях, проводимых в доме (например, субботниках, работах по озеленению территории, обустройству детской площадки и т.д.);
• беседовать с собственниками во время плановых обходов помещений для оценки состояния находящегося в них общего имущества;
• проводить опросы/анкетирование с целью выявить мнение собственников по различным вопросам;
• работать с отдельными лицами (должниками и т.д.);
• участвовать в общих собраниях (годовых, внеочередных, касающихся содержания общего имущества).

ВАЖНО!!! Было бы полезно, если бы эту деятельность по взаимодействию с собственниками и ее результаты управляющая организация представила на общем собрании.

Например, положительным результатом взаимодействия может стать повышение активности и вовлеченности собственников в процесс управления домом, снижение суммы задолженности по платежам собственников, улучшение внешнего вида подъездов, чистота придомовой территории и т.д. С другой стороны, управляющая организация может рассказать, как затрудняла ее работу или даже привела к форс-мажорным обстоятельствам невозможность найти контакты с некоторыми из собственников. Так, отказ конкретного собственника в доступе специалистов управляющей организации для осмотра санитарно-технического оборудования, находящегося внутри его квартиры, привел к аварии и затоплению других квартир и лестничной клетки. Такая информация позволяет расширить представления собственников помещений о действиях управляющей организации в интересах своих клиентов.

Со своей стороны, собственники не должны быть только сторонними наблюдателями. Как минимум, они должны контролировать деятельность управляющей организации. Согласно Жилищному кодексу (пункт 4 части 3 статьи 162), в договоре управления должен быть определен порядок осуществления контроля со стороны собственников за выполнением управляющей организацией ее обязательств по договору. Порядок, в частности, может предусматривать выбор на общем собрании группы лиц (или лица), которые будут регулярно контактировать с управляющей организацией, чтобы быть в курсе ее деятельности по управлению многоквартирным домом и осуществлять контроль в интересах всех собственников помещений. Выбор на общем собрании группы собственников для регулярного взаимодействия с управляющей организацией и контроля за ее деятельностью не означает необходимости для собственников помещений выдать этим лицам (или лицу) письменной доверенности на действия от имени собственников. Это скорее выбор людей, которые пользуются уважением и доверием большинства собственников, с согласия этих людей нести добровольные общественные обязанности в интересах тех, кто их выбрал. Эту группу лиц можно условно назвать «общественным советом собственников» или «домовым комитетом» (второе название достаточно часто употребляется, хотя иногда в это понятие вкладывается различный смысл). Состав домового комитета и полномочия, которые собственники ему предоставляют, должны быть указаны в решении общего собрания.

В договоре управления можно установить формы и периодичность взаимодействия домового комитета с управляющей организацией. Наличие домового комитета не означает, что любой из собственников не может обратиться в управляющую организацию по любым вопросам, связанным с исполнением договора управления. Скорее всего, как уже отмечалось, на домовой комитет будет возложена обязанность созывать годовое общее собрание.

Если домовой комитет уже был ранее выбран, то рекомендуется заслушать его на годовом общем собрании. Выступление домового комитета особенно важно, если у собственников имеются претензии к работе управляющей организации. Домовой комитет может представить:

• сведения о количестве и результатах проведенных рабочих встреч с представителями управляющей организации;
• информацию о реакции управляющей организации на замечания домового комитета, касающиеся деятельности управляющей организации в доме;
• заключение по отчету управляющей организации об исполнении планов работ, услуг, ремонтов и сметы доходов и расходов на содержание дома (если была возможность заранее ознакомиться с соответствующими проектами отчетов).

В случае если собственники помещений получат от своих представителей информацию о том, что в течение отчетного периода управляющая организация:

• нарушала установленный в договоре управления порядок осуществления контроля за выполнением обязательств по договору;
• игнорировала замечания домового комитета и/или заявления и обращения собственников, касающиеся управления многоквартирным домом;
• отказывалась предоставлять сведения (документы), определенные в договоре управления;
• отказывалась взаимодействовать с домовым комитетом и/или собственниками,

то собственникам следует внимательно разобраться в сложившейся ситуации. Это может явиться сигналом к смене управляющей организации, особенно если собственники недовольны качеством работ и услуг по содержанию дома.

ВАЖНО!!! В случае если окажется, что домовой комитет в течение отчетного периода не выполнял или плохо выполнял предоставленные ему полномочия, то на общем собрании следует поставить вопрос о его переизбрании.

Во время подготовки к годовому общему собранию взаимодействие собственников помещений в лице инициативной группы по созыву собрания (домового комитета) и управляющей организации должно усилиться. Хороший вариант, если они вместе поработают над выявлением мнений и пожеланий собственников, чтобы учесть их при подготовке проектов планов работ и сметы расходов на содержание и ремонт многоквартирного дома, которые должны быть утверждены на общем собрании. Для этого можно использовать, кроме выше названных, следующие способы:

• провести анализ обращений, заявлений и жалоб проживающих в доме в течение прошедшего года;
• собрать предложения через настенный ящик «Предложения»;
• провести специальный опрос/анкетирование по вопросам повестки дня предстоящего собрания и др.

В интересах управляющей организации - оказать собственникам помещений в лице их представителей (домового комитета) профессиональную помощь в понимании того, в каком состоянии находится их общее имущества, что необходимо предпринять, чтобы поддержать или улучшить многоквартирный дом, обеспечить нормальные или более комфортные условия проживания в нем. Иначе говоря, помочь собственникам сформулировать заказ на управление многоквартирным домом.

Если такой заказ в виде плана работ и услуг по содержанию и ремонту будет сформирован и утвержден собственниками на общем собрании, у управляющей организации будет основа для конкретных действий в течение года. Если собственники на основании документов, подготовленных управляющей организацией, получат ясное представление, сколько стоит та или иная работа или услуга, они примут взвешенное решение о размере платы на содержание и ремонт общего имущества, который даст возможность управляющей организации выполнить утвержденный план работ.

После того, как все документы (отчет управляющей организации, проект плана работ и сметы доходов и расходов на дом, информация домового комитета и др.), необходимые для принятия решений на годовом общем собрании, готовы, можно приступать к оповещению собственников помещений о предстоящем собрании.