доступ к переводимому помещению невозможен без использования помещений, обеспечивающих доступ к жилым помещениям (к ним относятся, прежде всего, лестничные клетки) или отсутствует техническая возможность оборудовать такой доступ к данному помещению (имеется в виду изолированный от жилой части здания вход);

переводимое помещение является частью жилого помещения либо используется собственником данного помещения или иным гражданином в качестве места постоянного проживания (т.е. в нем зарегистрированы и фактически проживают физические лица);

право собственности на переводимое помещение обременено правами каких-либо лиц (т.е. если, например, помещение является предметом залога, в отношении него заключен договор аренды и т.п.)

речь идет о квартире в многоквартирном доме, и она расположена выше первого этажа, за исключением случаев, когда помещения на первом этаже являются нежилыми (магазины, офисы и т.д.).

Собираем документы 

Согласно ч. 2 ст. 23 ЖК РФ для перевода необходимо предоставить следующие документы:

заявление о переводе помещения;

правоустанавливающие документы на переводимое помещение (подлинники или засвидетельствованные в нотариальном порядке копии);

технический паспорт такого помещения;

поэтажный план дома, в котором находится переводимое помещение;

подготовленный и оформленный в установленном порядке проект переустройства и (или) перепланировки переводимого помещения (в случае, если переустройство и (или) перепланировка требуются для обеспечения использования такого помещения в качестве нежилого помещения). 

Как  следует из смысла статьи, этот перечень закрытый, то есть никто не вправе требовать от вас каких-либо еще документов, кроме вышеуказанных. На практике все складывается совершенно иначе. Чиновники могут по своему усмотрению потребовать от вас еще целую кучу не предусмотренных законом бумажек, например: согласие на перевод от собственников квартир, примыкающих к переводимому помещению, или согласие всех собственников, проживающих в доме. Данные требования являются незаконными и обусловлены они только желанием должностного лица получить от вас энную сумму денег. 

Где и как собрать необходимые документы 

1. Заявление - образец вы можете получить непосредственно на месте при подаче документов. В заявлении указывается адрес переводимого помещения, адрес заявителя, причины перевода и цели использования помещения после перевода, предполагаемого функционального назначения. 
2. Подлинник или нотариально заверенная копия правоустанавливающего документа, т.е. договора, по которому заявитель приобрел помещение в собственность (договоры купли-продажи, дарения, мены и т.п.) - по умолчанию, должен находиться у вас. Во избежание риска потери оригиналов документов, будет лучше, если вы представите копии, заверенные нотариусом.
3. Технический паспорт жилого помещения - получаем в БТИ.
4. Поэтажный план - получаем в БТИ.  
5. Проект перевода в соответствии с действующими техническими, нормативными требованиями - заказываем в проектной организации, имеющей лицензию на выполнение подобного вида работ.

Сдаем документы

После того, как вы собрали все  документы, необходимо подать их в уполномоченный орган. В Москве - это Департамент жилищной политики и жилищного фонда. В вашем присутствии сотрудники проверяют документы на предмет комплектности и правильности оформления, и, если все в порядке, то документы регистрируются. На оригинале заявления ставится штамп службы, а вам же выдается заверенная подписью сотрудника расписка.  

Сотрудник уполномоченного органа не вправе отказать в приеме документов, мотивируя это отсутствием какого-либо документа либо истечения срока его действия, даже если это право предоставлено ему нормативным актом субъекта РФ, регламентирующим порядок приема документов. Это основано на том, что ст. 23 ЖК РФ предусматривает вынесение отказа не на стадии приема документов, а на стадии их рассмотрения. Соответственно, независимо от количества и качества документов, они должны быть приняты без каких-либо ограничений.

Результат рассмотрения документов

Решение по заявлению принимается в течение 45 календарных дней с момента подачи заявления. Их может быть два: решение о переводе, либо об отказе в этом.

 Отказ может быть вынесен в случаях, перечисленных в ст. 24 ЖК РФ:

непредставления определенных ч. 2 ст. 23 ЖК РФ документов;

представления документов в ненадлежащий орган;

несоблюдения предусмотренных ст. 22 ЖК РФ условий перевода помещения;

несоответствия проекта переустройства жилого помещения требованиям законодательства.

Решение об отказе должно быть мотивированным, с конкретным указанием, какие именно требования законодательства были нарушены. Данное решение должно быть направлено в течение 3 рабочих дней с момента его вынесения. Вы вправе обжаловать его в суд.
Положительное решение по вашему заявлению позволяет вам приступить к процедурам согласования строительных работ, но это уже тема для отдельной статьи.